記録（文書・音声・データ・達成記録）の概要

種類と特性

• 文書記録：証明書、議事録、通信文書、アーカイブなどの、手書き、印刷またはデジタルの文書。通常、真正性を裏づける日付、作成者、来歴などの文脈的メタデータを含む。
• 音声記録：歴史的な蝋管やシェラック盤から、レコード盤、磁気テープ、現代のデジタル音声形式まで、音を記録する媒体およびファイル。形式、符号化、サンプリングの設定、再生要件などの属性がある。
• データ記録：情報システム内の構造化された項目。たとえば、リレーショナルデータベースの行やNoSQLストア内の文書がこれに当たる。データ記録はフィールドまたは属性、そしてしばしば識別や関連付けを行うキーから構成される。
• 達成記録：競技または科学上の基準値など、測定・検証され、認められた機関によって維持される、文書化された最高成績または基準。

構造とメタデータ

記録は、一次的な内容と記述的メタデータを組み合わせたものである。文書記録およびアーカイブ記録では、真正性と来歴を確立するために文脈的メタデータが役立つ。データベースの記録はスキーマにより編成され、キーと関係によって検索や整合性制約が可能になる。音声記録には、ビットレート、サンプルレート、トラック構成といった技術的メタデータのほか、題名、演者、日付などの記述的メタデータが含まれる。

歴史と技術的変化

記録を保存するという考え方は、印刷や近代的官僚制度よりも古い。取引や権利を想起・確認するため、台帳や登録簿は長く用いられてきた。音声およびデータの記録技術は、19世紀から20世紀にかけて機械式・アナログ形式から磁気媒体へ、さらにデジタル媒体へと発展し、記録の作成、複製、保存の方法を変化させた。

管理、保存と法的側面

効果的な記録管理では、保存期間、アクセス制御、プライバシー、保存を扱う。保管連鎖、真正性、公開アクセスといった法的概念は、多くの記録に適用される。デジタル保存では、形式の陳腐化、ビット腐敗、移行またはエミュレーションの必要性などが課題となる。標準およびメタデータスキーマは、長期にわたる発見可能性と相互運用性の維持に役立つ。

区別と用法上の注意

「record」は、保存された情報を指す場合、「recording」が指す行為または記録された成果物とは異なり、またファイルシステム上の容器である一般的な「file」とも異なる。公的記録は法的な透明性のために維持され、私的記録は秘密扱いとなる場合がある。達成記録を時代や場所を超えて比較可能にするには、合意された測定方法と独立した検証が必要である。